Dokument podpisany elektronicznie jest łatwiejszy w archiwizacji i dystrybucji niż dokument podpisany własnoręcznie. Podpis elektroniczny pozwala też na podpisanie dużej liczby dokumentów w bardzo krótkim czasie. W przypadku dokumentów papierowych ich własnoręczne podpisywanie jest bardzo czasochłonne, a dodatkowo generuje wysokie koszty ich przesyłania i bezpiecznego przechowywania.